2013年9月29日 星期日

哈佛商學院的組織創新——不一樣的IT支援

每個學校、甚至每個學院都會有IT(資訊)支援。以公司組織而言,幾十年前,IT被視爲競爭優勢,因爲如果我所擁有的IT比競爭者優良,它就可以創造比較高的價值。但之後IT再也不是競爭優勢了,因爲幾乎所有的組織都有IT,而且IT成了必要的配備。

可是哈佛商學院讓IT又成了競爭優勢。這並不是說他們購買了更好的IT設備,而是她們的IT組織管理發揮了極高的效能。

首先,IT支援單位與管理學院的關係比較不像是部門與部門間的關係,而是顧客關係。顧客關係最重要的就是人性化,所以哈佛商學院的IT支援一言以蔽之,就是人性化的服務。譬如說某教授需要IT的幫助,當他打電話向IT部門詢問時,接電話的技術人員通常就會在電話中試着幫教授解决問題。如果問題較複雜,無法在電話中解决,該IT人員會先離綫尋找解决方案,之後再回電話解决問題。教授始終由該IT人員服務,除非該IT人員是在無法解決教授的問題,才交给其他更資深的IT同事。另外一種IT的服務方式,是接電話的IT人員將教授的問題納入工作編號,再視所有IT人員的工作量来決定交給誰處理。前者讓教授覺得自己是被服務的,IT人員與「顧客」之間一對一地持續追踪關係,可以讓IT部門较清楚、全面地了解「顧客」需要什麽,予以貼心的解決方案。而後者則讓教授認爲自己是被處理的,不知道在等待期間該與誰接洽,在面對不同班次人員的時候又必須重新描述問題。

人性化的另一個表現就是任何IT支援的要求都會有副本抄送(cc)給IT主管。這樣不僅主管可以掌握狀況,支援需求者也絕對充分受到尊重。再一個表現就是前台的服務時間在一般上班時間前後各加長两小時,方便學生、教授、與員工在上课與工作時間之外,来找IT部門問問題。

提到IT,分權化(decentralization)還是集權化(centralization)一直是個兩難。哈佛的不同學院有各自的IT管理體系,但是哈佛商學院的步調比起其他學院而言還是快了許多,因此IT問題的解決也必須要劍及履及。因爲哈佛商學院的IT部門深知,任何拖延對於商學院而言都可能是致命的生産力的阻礙。這些生産力包括哈佛案例的撰寫、創新工程(例如iLab,我們之後會提到)、顧問、教學、研究等等。

作爲全世界學子夢寐以求的大學,哈佛大學的商學院花錢也絕對不手軟。上述的許多人性化的管理,説穿了,沒有足夠的經費養人是不可能的。至於硬體,那就更不在話下了。一台最先進的筆記型電腦、配備兩個大螢幕,每隔三五年就更新電腦一次,都是基本的待遇。教室裡面的硬體也一樣是最先進的。例如智慧型白板:哈佛商學院的每一間討論室、會議室都配備智慧型白板。寫在白板上的圖文可以照相存檔並且印出。大廳中有著廿四小時播放的螢幕,隨時播放即時的商業資訊。建築物的各個角落都擺設著電腦,供人隨時使用。這些設備不僅是擺在那兒而已,人性化的支援也一樣到位。例如,某兩個教授需要用到一間討論室内的IT設備,(例如方才提到的智慧白板,)即使是只有兩名教授,他們也都可以請支援部門在開會前先確定設備無誤、或在開會中尋求設備支援。支援的項目包括故障排除、也包含使用教學。

哈佛商學院的IT支援可以說就是無所不用其極地精益求精。爲此,每一次的IT服務之後,IT部門都會邀請請求者填具問卷,IT支援部門會根據問卷的意見加以改進。甚至訪問哈佛商學院網站的訪客都會在線上收到即時的問卷。

哈佛商學院的IT告訴我們,同樣是已經「商品化」了的IT,創新組織卻可以將它發揮到不同的層次。